سياسة تعارض المصالح
شركة ركيز المالية
تلتزم شركة ركيز بأداء الأعمال من خلال الممارسة المهنية التي تتطلب التصرف بصدق ونزاهة ومصداقية والتعامل من خلال القيم الأخلاقية مع جميع الأطراف ذات الصلة مثل العملاء والموظفين والموردين والمنافسين والسلطات الرقابية والهيئات الحكومية وما إلى ذلك.
يجب أن تطبق السياسة على أي فرد يعمل في شركة ركيز بما في ذلك أعضاء مجلس الإدارة والمديرين غير التنفيذيين والمديرين التنفيذيين ، وجميع الموظفين وأعضاء اللجان المنبثقة عن المجلس ويتم تحديثها كل سنتين.
الموقف الذي تتأثر فيه موضوعية واستقلالية أي من منسوبي الشركة أثناء أداء مهامه الوظيفية بمصلحة شخصية مادية أو معنوية مؤكدة أو محتملة تهمه أو تهم أحد معارفه ، أو عندما يتأثر أداؤه لوظيفته باعتبارات شخصية مباشرة أو غير مباشرة ، بمعرفته بالمعلومات التي تتعلق بالقرار.
يجب على منسوبي الشركة التحلي بأعلى المعايير الأخلاقية من خلال الشفافية والنزاهة والأمانة والأخلاق الحميدة في جميع التعاملات بين بعضهم البعض ومع أصحاب المصلحة ، وتجنب الحالات التي تعرض الشركة لتضارب المصالح على سبيل المثال :
- وجود مصالح مالية كبيرة حالية أو محتمله أو أي مصالح هامة تضعف أو يحتمل أن تضعف أداء الموظف و مسؤوليته تجاه الشركة.
- كان لدى الموظف او أصحاب المصلحة السلطة على التأثير في القرارات بصورة تؤدي إلى تحقيق أي مكاسب شخصية.
- أن يكون للموظف أو لأحد أقاربه أو أصدقائه المقربين مصالح مالية أو غير مالية مباشرة أو غير مباشرة، في الموضوع محل اتخاذ القرار سواء كان منفرداً أو بالاشتراك مع آخرين.
- إجراء الموظف التفاوض أو الشراء أو التعاقد توافقاً مع مصلحته الشخصية على حساب المصلحة العامة.
- قبول الهدايا او الخدمات التي تعرض عليه بشكل مباشر او غير مباشر او أي ميزة يكون لها تأثير مباشر او غير مباشر على نزاهته في تنفيذ مهماته الوظيفية او من شأنها التأثير على قراراته للالتزام بأداء عمل أو الامتناع عنه.
يجب على منسوبي الشركة و اصحاب المصالح الإلتزام بالتالي :
- الاقرار بعدم وجود تضارب في المصالح في الوقت الحالي أو محتمل في المستقبل لم يتم الإفصاح عنه.
- الإمتناع عن التصويت في حال وجود تضارب في المصالح.
- الانضمام أو المشاركة في أي نشاط يضر أو يتعارض بشكل مباشر مع مصالح شركة ركيز إلا بعد موافقة مجلس الإدارة.
- عدم الكشف عن أية معلومات سرية للشركة.
وتمثل الحالات التالية الحالات الأكثر شيوعا لتضارب المصالح.
1. التعامل مع الأطراف المعنية:
وجود مصلحة مباشرة أو منفعة بين الشخص الذي يعمل لصالح الشركة وأي طرف متعاقد مع شركة ركيز سواء كان موضوع التعاقد المشتريات أو تنفيذ الأعمال وتوفير الخدمات أو الاستشارات
2. عضوية مجلس الإدارة أو اللجان:
المديرين غير التنفيذيين، والمديرين التنفيذيين أو موظفي الشركة المرتبطين بمجلس الإدارة أو اللجان أو الذين لديهم تنازع مباشر أو غير مباشر قائم أو محتمل في المصالح.
3. التنافس مع أنشطة الشركة
المشاركة في العمل أو في تقديم الخدمات لأي كيان تنافسي آخر أو إلى أي جهة تقدم أو تتاجر في أي نشاط من أنشطة شركة ركيز المالية يؤدي بصورة جزئية أو كلية أو مباشرة أو غير مباشرة لأي تضارب فعلي أو محتمل في المصالح.
4. قروض الضمان
إذا تم توفير أي نوع من أنواع التمويل لأي من أعضاء مجلس إدارة الشركة أو مساهميها أو تم إعطاء ضمانات للقروض المقدمة من قبل أي طرف ثالث يتم اعتبار ذلك تضارب في المصالح.
5. قبول الهدايا:
إذا قدم عميل شركة ركيز المالية لأي شخص يعمل في الشركة أو لأسرته أو لأي شخص أخر بناء على طلبه قد يؤدي ذلك لنشوء نزاع حالي في المصالح أو محتمل وبناء على هذه السياسية لا يجب أن تتجاوز قيمة الهدايا المقدمة 1000 ريال و ألا تكون متكررة أو اعتياديه.
6. استخدام أصول الشركة
استخدام أصول الشركة والممتلكات لمصلحة شخصية، قد تشكل نزاع قائم أو محتمل في المصالح. وهذا يشمل استغلال ساعات العمل، أو موظفي الشركة أو المعدات او مرافق الشركة لأي مصلحة غير مصالح شركة ركيز.
اي انتهاك للبنود في السياسة يعتبر الموظف عُرضة للمساءلة.
1. العضو في مجلس إدارة الشركة:
- إذا تخلف العضو عن الامتثال لأحكام هذه السياسة، أو لم يعلم المجلس بأي صلة أو مصالح مع الشركة يجب أن يتحمل بالتأكيد الآثار الناجمة عن هذا الانتهاك.
- التنافس مع أعمال الشركة أو التجارة تحت نفس الاسم من خلال المدير بدون الحصول على إذن الجمعية العامة يجدد بصورة سنوية سيشكل هذا الأمر نزاع في المصالح.
- يعتبر أي اتفاق قرض أو تمويل يبرم أو يضمن من الشركة للمدير لاغي وباطل.
2. موظفي شركة ركيز:
- إذا أخفق الموظف في الالتزام بأحكام هذه السياسة أو لم يبلغ الشركة بأي مصالح له ضد مصالح الشركة يجب أن يتحمل الموظف أثر هذا الانتهاك.
- إذا أخفق الموظف في الالتزام بأحكام الكشف عن تضارب المصالح يجوز للشركة أن تفرض أي إجراءات تأديبية أو اتخاذ أي اجراءات علاجية
- يجوز لشركة ركيز أن تنهي عقد أي موظف يصر على مواصلة الأنشطة التي تحتوي على الفائدة، التي لم توافق عليها الشركة.
3. الأشخاص الذين يتعاملون مع الشركة:
- إذا أخفق أي طرف متعامل مع الشركة في الامتثال لأحكام هذه السياسات فسيتحمل منفردا الآثار الناجمة عن هذا الانتهاك، بما في ذلك أي عقوبات قد تفرضها السلطات التنظيمية وتعويض الشركة عن أي ضرر تمت المعاناة منه.
يجب أن يقوم الطرف المعني بالكشف عن أي تضارب حالي أو محتمل في المصالح في أقرب وقت وذلك عند شعور الشخص أن هذا الأمر من شأنه أن يحدث أي نزاع ويجب أن يتعاون هؤلاء الأفراد لحل مسائل تضارب المصالح لتحقيق مصالح شركة ركيز بأفضل صورة.
يجوز للمجلس تشكيل لجنة معينة أو تعيين واحد من اللجان الفرعية للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تضارب في المصالح.
يجب أن يكون المجلس على علم بما يشكل تضارب في المصالح، ويجب أن يتم تطبيق سياسة تساعد على تجنب تضارب المصالح في حالة الضرورة ويجوز أن يتم تنفيذ هذه السياسة ضد الأفراد الأعضاء في مجلس الإدارة طبق لما هو موضح في الأسفل:
ولا يجوز لأي عضو من أعضاء مجلس الإدارة أن يقوم بما يلي:
- المشاركة في أي عمل من الأعمال التي تعتبر منافسة لأعمال الشركة دون الحصول على موافقة الجمعية العامة أو أن يكون عضوا مدير أو مجلس إدارة شركة منافسة الشركة أو تحمل نفس النشاط أو جزء من الأنشطة التي تقوم بها الشركة
- يجب أن لا يشارك في التصويت على القرار الصادر في هذا الشأن في مجلس الإدارة أو الجمعية العامة.
- توفير التمويل المطلوب من أي نوع لأعضاء مجلس الإدارة او منح أي ضمان أو أي قرض لأعضاء مجلس الإدارة مع الآخرين.
يجب أن يمتنع المسؤولين والمدراء التنفيذيين أو الموظفين عن:
- أداء أي أعمال من شأنها ان تنافس أعمال الشركة وأنشطاتها.
- استغلال مواقعهم في الشركة لتحقيق أي فوائد أو مكاسب شخصية.
- الإفصاح عن أي معلومات سرية/ غير معلنة أو استخدام أي من تلك المعلومات لتحقيق مصالح شخصية. وعدم إساءة استخدام أصول الشركة أو مرافقها.
- المشاركة أو التجارة في الأعمال التي من شأنها أن تتنافس مع الشركة في أعمالها ونشاطاتها دون الحصول على موافقة مجلس الإدارة.
- الدخول في أي معاملات تجارية مع الشركة دون الحصول على موافقة مجلس الإدارة.
- إساءة استخدام المعلومات السرية وعدم الكشف عن المعلومات لأي طرف ثالث خلال أدائهم العمل في الشركة أو حتى بعد ترك الشركة.
- قبول الهدايا لأنفسهم أو أقاربهم من المتعاملين مع الشركة، والتي من شأنها أن تؤدي إلى تضييع موارد الشركة، أو الإضرار بمصالح الشركة أو الفوائد التي تعود على الجهات المانحة.
يجب على العاملين في الشركة اعلام رؤسائهم وقسم الموارد البشرية كتابيا بأي مناصب يشغلونها خارج الشركة. في حال حدوث أي تضارب في المصالح، وينبغي إبلاغ الأمر إلى قسم الموارد البشرية.
- يجب أن يكون المراجعون الخارجيون مستقلون وألا يكون هناك أي تعارض في المصالح وفي حالة وجود مثل هذا الصراع يجب أن يتم الكشف عنها.
- لا يجوز التمييز بين الموظفين أو المساهمين أو اعضاء مجلس الإدارة أو المسؤولين أو العملاء.
- يجب أن يسمح للموردين والمقاولين بالتنافس على أداء العمل وأعمال المقاولة للشركة دون تمييز.
يجب على جميع المدراء والمسؤولين والمديرين التنفيذيين ابلاغ المجلس عند وجود أي مصالح مالية أو مادية في أي كيان أو أي مؤسسة معنية من الناحية القانونية أو التفاوض على الصفقة. تشتمل المصالح المالية المادية على أي علاقة مادية مباشرة أو غير مباشرة، من خلال الأعمال والاستثمار، أو مصالح استثمارية عائلية أو ترتيبات للتعويض.
- إذا قرر مجلس الإدارة أنه لا يوجد تضارب جوهري في المصالح يجب أن يتم التحقق من أن المديرين أصحاب المصالح لا يشاركوا في صنع القرارات النهائية المرتبطة بالصفقة ويجوز لمجلس الإدارة أن يوافق على الصفقة أو الترتيب أو أي شيء أخر إذا رأى أنها لصالح الشركة.
- إذا كان المدير أو المسؤول أو المدير التنفيذي قد قاموا بانتهاك سياسة تضارب المصالح يجوز للمجلس أن يتخذ أي إجراءات تأديبية مناسبة ضد الشخص المعني.